业主大会会议的召开形式分为集体会议讨论形式和书面征求意见形式。其中，书面征求意见形式是最常用的业主大会会议形式。下面仅以书面征求意见形式并以上海为例，与大家共同分享如何召开业主大会会议。会议成功的关键是把好两关：程序关和证据关。

一、业主大会会议的组织

由业主委员会组织，由业主委员会主任主持。

二、业主大会决定的事项和决定的形成

下列事项由业主共同决定：

（一）制定和修改业主大会议事规则；

（二）制定和修改建筑物及其附属设施的管理规约；

（三）选举业主委员会或者更换业主委员会成员；

（四）选聘和解聘物业服务企业或者其他管理人；

（五）筹集和使用建筑物及其附属设施的维修资金；

（六）改建、重建建筑物及其附属设施；

（七）有关共有和共同管理权利的其他重大事项。

决定前款第五项和第六项规定的事项，应当经专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主同意。决定前款其他事项，应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意。

三、 召开业主大会会议的提议

      业主大会会议可以分为定期会议和临时会议。

定期业主大会会议的议题由业主委员会确定。

临时业主大会会议的提议：

1、业主委员会可以提议并召开临时业主大会会议。

2、经20%以上的业主提议，业主委员会应当组织召开业主大会临时会议。

业主提议召开业主大会临时会议的，应当向业主委员会提交书面提议，业主委员会在收到提议之日起30日内对提议进行审核，作出是否召开业主大会临时会议的决定，并在物业管理区域内公告。符合下列条件的，业主委员会应当组织召开业主大会临时会议：
   ①有明确发起人；
   ②经专有部分占建筑物总面积且占总人数20%以上业主书面提议，并随附提议人房地产权证复印件；
   ③提议事项明确、事实理由清楚，属于业主大会议事范围。
　  业主委员会逾期未作出决定的，视作提议有效。业主委员会应当在作出召开业主大会临时会议决定之日起15天内（逾期未作出决定的应在收到提议之日起45天内），召开业主大会临时会议，就提议事项征求业主意见并表决，业主大会临时会议讨论表决议题应与提议议题相一致。

提议涉及改选业主委员会成员的，提议发起人应将提议及相关资料同时送交居（村）民委员会。业主大会会议应当按照业主大会议事规则的规定召开。

四、业主大会会议程序

1、业主大会会议召开前的准备

①起草业主大会表决事项所涉及的需要表决的方案，并听取业主意见完善表决方案。涉及选举业主委员会委员的，须在业主大会会议召开之前，按照业主大会议事规则的相关规定产生出业主委员会委员候选人名单。

②确定业主身份和投票的物权权数。

③制作征询意见表或表决票、征询意见表或表决票领取登记表及委托书空白格式单。

④制作业主大会会议表决票统计软件。

2、会议公告

业主大会会议召开前15日，由业主委员会将业主大会讨论事项、讨论事项所涉及的表决方案或者业主委员会委员候选人名单、征询意见表或者表决票样张在物业管理区域内公告，并书面通知所在地的房管办事处、居（村）民委员会，邀请其派代表监督开票，听取其意见、建议。

3、确定会议工作人员

业主委员会应当确定征询意见表或者表决票发放、回收、计票、唱票、监票及其他会议工作人员名单（与表决事项有直接利害关系的业主不得担任），并在物业管理区域内公告。

4、表决票送达

征询意见表或表决票应当在投票日期7日前，按照《业主大会议事规则》的约定送达全体业主，并保存送达凭证。表决票的送达应当主要采取当面领取或送达的方式，并由业主签收。如确需采取按照业主提供的联系地址、通讯方式发送，或者投入物业所在地的该户业主信报箱、房屋内的方式送达的，应当由物业管理区域内两人以上的业主或者居民委员会的工作人员证明，并将非当面领取的表决票送达情况在投票日期7日前在物业管理区域内公告。

5、表决票回收和统计

业主委员会及会议工作人员应当按照《业主大会议事规则》的约定对表决票进行回收、封存。设置投票箱回收的，票箱应当加贴封条，要注意投票箱的安全并有专人保管，投票箱最好放置在由监控摄像的监控范围内。投票结束后，在规定时间采取公开验票方式，由唱票、计票人员在监票人员的监督下，认真核对，计算票数，当场公布投票结果，并由唱票、计票和监票人作出记录。房管办事处、居（村）民委员会应当派代表到场指导监督。

6、会议记录和决定公告

业主委员会应当做好业主大会会议记录，并将表决结果在业主大会作出决定之日起3日内在物业管理区域内公告。业主大会会议作出的决定应该及时书面告知当地房管办事处、居（村）民委员会及乡（镇）人民政府或街道办事处。如业主对表决结果存在疑问，业主委员会应组织业主对表决票进行复查。

五、关于业主大会会议的其它相关规定

业主可以委托代理人参加业主大会会议，代理人应当持业主书面委托书并依据委托人对所议事项的意见进行投票表决。

      业主大会或者业主委员会的决定，对业主具有约束力。

      业主大会或者业主委员会作出的决定侵害业主合法权益的，受侵害的业主可以请求人民法院予以撤销。